Az Apple Mail levelezőprogramja igen sok okos megoldást tartalmaz arra a célra, hogy a leveleinket hatékonyan és ésszerűen tudjuk gyűjteni, kategorizálni, keresni és kezelni. Az egyik ilyen a szabályok (rules) megadásának lehetősége, amely sokféle viselkedést foglal magába, mint a levelek címsorának elszínezése, hang játszása levél érkezéskor adott feladótól, mappába gyűjtés vagy éppen levél továbbítás. A szabályok lényege, hogy a levél valamilyen paraméteréhez egy önműködően elvégzett műveletet kapcsolunk.

A szabályokat a Mail programmenü Preferences… / Beállítások… ablak Rules / Szabályok felületén lehet beállítani, és nem meglepő módon rendkívül egyértelműek, könnyen kezelhetőek, ahogyan azt az Apple-től megszoktuk.

A szabályok felületén gyárilag az Apple eNews található meg, amelyet kék színnel jelöl a program - példát szolgáltatva többek között a levél címsorának háttérszín beállítására. A háttérszínt azért célszerű beállítani, mert ha valakitől fontos leveleket kapunk, akkor egy jó színnel jelölve sok levél között is kiszúrjuk.

Ha például az Inbox / Bejövő fiókban rengeteg levelünk van, akkor egy egyedi szín alapján azonnal látjuk a számunkra értékes vagy fontos leveleket, amelyek gyorsan elérni kívánt információt tartalmaznak.

Levél címsor jelölése színnel

A szín jelölést a következőképpen tudjuk beállítani: a Rules / Szabályok felületen az Add Rule / Szabály hozzáadása gombra kattintva egy palást ablak csúszik le, amelyen egyrészt el kell neveznünk a szabályt (Description / Megnevezés), másrészt ha többféle kritériumot szabunk meg, be kell állítanunk, hogy bármelyik kritérium esetén (any / bármely), vagy az összes kritérium megléte esetén (all / mind) lépjen életbe az adott szabály.

A következő mező a levélre vonatkozik, és nyelvtanilag a következő formában épül fel (a változókat dőlt betűvel jelölve): "Ha a feladó tartalmazza az xy@mac.com címet", feladó helyett természetesen választhatunk küldőt, témát, csatolmányt, akkor: és itt következik a mondat folytatása a következő sorban, amely a Mail viselkedésére utal a felső sorokban foglalt kritériumok teljesülése esetén, például beállítódik a háttérszín, hangjelzést ad a Mail, ugrik egyet a Dokkon lévő Mail ikon, áthelyezi a levelet az Inbox / a Bejövő fiókból, stb.

A háttérszín beállítása a Set Color of Message / Üzenet színének beállítása menüpont, amely az alapszíneken túl a Szín paletta segítségével bármely RGB szín lehet. Ezt követően csak OK-t kell nyomni, és a Mail rákérdez, hogy alkalmazza-e a beállítást a már fogadott levelekre is. Amennyiben Apply / Alkalmazás gombot nyomunk, akkor életbe lép az adott beállítás.

A szín beállítás alapján egyszerűen áttekinthetjük a szabályok működésének felületét, a logikája segítségével be tudunk állítani másféle magatartásokat, például mappába gyűjtést is.

Megjegyzés: Sajnálatosan a Mail magyarításában nem ügyeltek arra, hogy a szabály értelmes mondatot alkosson, mint az angolban. Angolul így néz ki a mondat: If any of the following conditions are met: From cotains gyorgyi@ijoe.hu, perform the following actions: play sound "chime", set color of background, bounce icon in Dock." Ez ebben a formában egy értelmes mondatot alkot, amely magyarul annyit takar, hogy "Ha a felsorolt paraméterek közül bármelyik megfelel, azaz: a küldő címe tartalmazza, hogy gyorgyi@ijoe.hu, hajtsd végre a következőket: játsszd e hangot "chime", állítsd be az üzenet háttérszínét, pattintsd a Dokk ikont." Ehhez képest magyarul így néz ki a lokalizált felület: "Ha bármely alábbi feltétel teljesül: Feladó tartalmazza ezt gyorgyi@ijoe.hu, a következő műveletek végrehajtása: hang lejátszása "chime", szín beállítása hátterét, ikon ugráltatása a Dockban." Itt érezni, hogy mi a különbség magyar és magyarított rendszer között. Sajnos a szabályok működését és használatát sokkal nehézkesebb megérteni, ha egy szép összetett magyar mondat paramétereinek beállítása helyett kifejezéseket dobálunk egymás után.

Üzenetek levelesládába gyűjtése szabályokkal

A Mail egyik rendkívül okos képessége, hogy bizonyos leveleket automatikusan el tud helyezni egy általunk megadott levelesládában, mappában, anélkül, hogy az az Inbox / Bejövő fiókban megjelenne, és manuálisan el kellene raknunk. Ehhez csupán meg kell adnunk egy szabály paraméterei között, hogy ha a levél valamely kritériumnak megfelel, akkor a Mail tegye bele az általunk kiválasztott levelesládába.

A szabály felépítése a következő: Ha a levél címe tartalmazza az "JBL" kifejezést, akkor gyűjtsd a levelet a "JBL" levelesládába. A Mail ilyenkor a megfelelő témájú levél érkezésekor önműködően átrakja az olvasatlan levelet a megadott mappába, és az nem kerül az Inbox / Bejövő fiókba ott helyet foglalva. Ezzel természetesen nem kerüli el a figyelmünket az új üzenet, mert bár a Mail ikonja a Dokkon nem mutatja, hogy olvasatlan levelünk van, de a Mail ablakban bal oldalt a levesládák között látni fogjuk egy számmal kifejezve, hogy hány olvasatlan levelet tartalmaz az adott levesláda, vagyis ha egy egyes jelenik meg, akkor új levelünk érkezett, amelyet a szabály a megfelelő helyre rakott.

Levelek önműködő továbbítása

Előfordul, hogy egy-egy levelet egy vállalkozáson belül több kollégának is át kell olvasnia, vagy éppen az egy másik kollégának szól, de a cég ismert címére jön. Vagy például azt kívánjuk, hogy az info@cegem.hu címre érkező leveleket minden illetékes kolléga megkapja. Ezt könnyedén beállíthatjuk a Mail programban a szabályok segítségével, amely a már fentebb megismert logikát alkalmazva arra is képes, hogy továbbítsa (Forward / Továbbítás) a levelet egy általunk megadott és a szabályban lefektetett címre.

Így ha "árajánlat" témájú levél érkezik a cég nyilvános címére, akkor egy Mail szabály a téma (Subject / Tárgy) alapján a levelet továbbítja (Forward / Továbbítás) a megfelelő email címre, például ilye esetben az eladásokért felelős kollégának, amit akár a Contacts / Kontaktok tartalma alapján ki tudunk választani a Rules / Szabályok felületen. Lehetőség van a Message… / Üzenet… gombra kattintva egy elő üzenetet is írni a kollégának, például hogy "ez egy automatizált üzenet, ügyelj rá, hogy az eredeti küldőnek válaszolj", stb.

A megoldás roppant praktikus, mert nem kell manuálisan a levél továbbításával foglalkozni, az önműködően lezajlik a levelezőprogramunkból anélkül, hogy a levél tartalmát akár csak meg kellene tekintenünk.

A Mail szabályok igen átfogó és okos megoldásokat kínálnak, és hasznos részét képezik az Apple ingyenes levelezőprogramjának, amely markáns részét képezi a Macintosh felhasználói élménynek.

Cikkünk kiegészítése a macOS Mail programját bemutató részletes írásnak, amely ide kattintva érhető el.

© MacMag.hu Cikk: Birincsik József 2004. szeptember 27.
Frissítve: 2007. október 2.; 2012. január 19.; 2017. július 15-16.

 



 

     Keresés a lap tartalmában a Google motorja segítségével: